運送会社の事務職で働きたい方必見！実際の仕事ってなにするの？

運送会社の事務仕事がしてみたい、もしくは運送会社に就職が決まっているけどどんな仕事するの？って疑問を持っている方いませんか？

面接で簡単に説明されたのはいいけど実際の仕事って難しいのかな？

電話対応や運転手とのやりとりが心配…

なんて不安な気持ちもあると思いますが、安心してください心配無用です。運送会社の事務員希望で入社してくる方はほぼ未経験者の方が多いです。

パソコンの難しいスキルや資格も必要ありませんし、コミュニケーション能力も最低限で問題ありません。

物流はトラックドライバーだけで成り立つものではありません。事務員や営業、配車係など「内勤職」がいて成り立ちます。これは全ての運送会社に共通する事実です。

誤解のないようにお伝えしたいのは事務職に就く方を女性と決めているわけではありません。運送業界では女性の事務員さんが多く、多数派の観点からお伝えしたいということです。

　運送会社の事務ってどんな仕事内容？

事務仕事といっても、そもそも幅が広く会社によって扱っている商品も仕事内容も異なります。メイン業務が宅配なのか貸し切りなのかとか、運送だけでなく倉庫業も営んでいる運送会社もざらにあります。

今回紹介するのはそんな中でも「小口配送」をメインとする路線運送会社、いわば業界大手の運送会社（もちろん路線運送会社以外にも大手は沢山あります）が行う、事務仕事のご紹介となります。

具体的な内容は以下の通りです。

• お問い合わせや電話対応
• ドライバーとのやりとり
• 特定顧客の担当
• 帳票類の作成・整理
• 備品の管理や発注
• 経理などお金に関する業務

スキルアップしていくことによって難しい業務を任されたりすることもありますが、基本的には日々ルーティンワークです。基礎能力を高めていけば、自ずと色々な問題に対処できるようになります。

それでは1つずつ具体的な仕事内容を見ていきましょう。

お問い合わせや電話対応

基本的に1日の仕事でもっとも多い時間を費やすのが電話対応です。運送会社に限らず電話対応は事務員さんのメイン業務ではないでしょうか。

主に挙げると

• お客様へ配送予定時間の問い合わせ
• 配送トラブル（品違いとか商品破損）の窓口
• 荷主からの集荷予定、出荷量の連絡
• 運賃を知りたいなど精算連絡
  

このような問い合わせ内容が多いです。配達予定時間はドライバーに電話したり、運送端末（各運送会社にある輸送情報など扱う便利なツール）で確認したり、運送会社によって異なります。

ドライバーとのやりとり

ドライバーと会話しない日はありません。電話であったり、事務所に戻っているドライバーと直接会話したり、もちろん業務以外の話もしたりします。事務員さんもドライバーも協力し合うのが大事な業界ですから、お互いを尊重して付き合っていくことになるでしょう。

主に挙げると

• 配送時間の問い合わせ
• 配送時状況（トラブルの有無）の確認
• 荷主からの集荷連絡を伝える（ドライバーが直接やる場合も）

こういったやりとりがありますが、トラックドライバーは当然に運転中は電話に出れません。また時間に追われていてピリピリしていることもあり、そういった部分で始めは気を遣う部分も多くなる場面も多いことでしょう。

しかし心配無用です。慣れてくれば要領もだんだんとわかってきますので、多少のことでは凹まずにトライすること大切なのです。

特定顧客の担当

事務職の基本的な仕事に慣れてくれば「特定の顧客」の担当を任されることもあります。特定な顧客とは主に売り上げが大きかったり、売り上げ以外の部分でも重要な取引のある荷主を指します。こういった特定の顧客に対して「担当者」を設けます。どこの業界でもあるあるですが重要な顧客には専用窓口を置いて対応した方が上手くいくものなのです。

じゃあ営業がやればいいじゃんと突っ込みが入りそうですが、事務員さんが適任なのです。

その理由として…

• 常に事務所に居るため安心
• 女性である安心感（荷主側が女性担当者が多い）
• 営業マンで対応しきれないため

などが挙がります。

「そんな大切な荷主の相手なんて荷が重そう」と思う方もいらっしゃるでしょう。しかし基本的にすべてのお客さんに対しての対応は同じです、配送状況は順調にできているか？配送にトラブルはないか？ということを迅速に受け答えすることが重要になってくるのです。

帳票類の作成・整理

伝票や帳票類の作成・整理を行います。大手運送会社となればその量は膨大でしょう。毎月請求書の発行もしますし、その他にも見積書や経理に関する書類、出荷リストや入庫リストなど色々あり、受領書を含む保管義務のある帳票の管理、保管なども行います。

帳票の整理は1人で集中してできるからわりと好きという事務員さんも多いです、毎回電話対応や荷主とのやりとりで疲れてしまいますからね。息抜きとまでは言いませんが、静かに集中して取り組める業務であると言えるのではないでしょうか。

備品の発注・管理

事務員さんは帳票類や消耗品などの発注を任されることが多いです。理由としては、一番内容がわかっているからです。主にコピー用紙とか伝票の帳票類、トイレットペーパーや文房具などの消耗品がメインです。

経理などお金に関する業務

主にお金に関する仕事です。経理といっても本社で行うような膨大な量を取り扱うことではなく、営業所規模の精算業務がメインです。

主に挙げると

• 経費の精算
• 銀行への預入と引き出し
• 帳簿への記載
• 請求書・領収書の発行

など内容は様々です。未経験なのに事務の経理を任されることもあれば、自らが希望して経理担当になる事務員さんも多いです。経理業務に慣れていけば、ほかの業界でも役に立つこともありますからね。

まとめ

ここまでざっくりですが、運送会社の事務仕事の例をいくつか挙げてきました。もちろんこれらの業務は一部であり他にもいろいろな仕事内容が存在します。

運送という仕事上、トラックドライバーとやりとりする時間が多くそれが不安に思っている方も多いと思いますが心配はいりません。ドライバーは優しい人が結構多いです（笑）。もちろん仕事中はピリピリしていて衝突することも少なからずあるでしょう。しかしその日が終われば、何事もなかったかのように終わることが殆どです。

運送会社の事務として仕事をする上で大切なことは、伝えたいこと、お願いされたことをきっちりこなし、荷主からも運転手からも信頼を得ることです。（もちろん逆側にも言えることですが…）そういった日々の積み重ねによって、運送という業種での仕事に「やりがいや充実感」も生まれてくるのではないのでしょうか。